Sebagai pebisnis, tentunya Anda telah mengenal apa itu petty cash. Dana petty cash adalah uang tunai atau dana kas kecil yang disediakan untuk keperluan mendadak.
Meskipun nominalnya kecil, pengelolaan yang kurang rapi bisa membuat uang ini hilang tanpa jejak dan menjadi sumber kebocoran keuangan. Bahkan, bisa menyebabkan kerugian yang tidak terdeteksi!
Anda tentu tidak ingin hal ini terjadi pada bisnis Anda, bukan? Untuk itu, simak penjelasan selengkapnya di bawah!
Baca juga: Mesin POS Kasir, Solusi Praktis untuk Restoran dan Kafe
Pengertian Petty Cash
Sebelum membahas lebih lanjut, Anda perlu mengetahui terlebih dulu apa itu petty cash. Petty cash adalah sejumlah uang tunai yang disediakan untuk pengeluaran kecil dan mendesak yang tidak praktis jika harus menggunakan transfer bank.
Banyak bidang bisnis yang memiliki petty cash, terutama jenis usaha yang memerlukan pengeluaran kecil dan mendesak. Beberapa contohnya seperti bisnis restoran, kafe, ritel, dan perkantoran.
Dalam bisnis kuliner, petty cash sering digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari yang bersifat mendesak. Ibaratnya seperti uang tunai cadangan yang dapat dipakai sewaktu-waktu di kebutuhan tertentu.
Baca juga: Signature Menu, Strategi Bisinis Kuliner Bikin Pelanggan Balik Lagi!
Manfaat Memiliki Petty Cash
Memiliki petty cash yang dikelola dengan baik memberikan berbagai manfaat penting untuk kelancaran bisnis, terutama dalam hal pengelolaan keuangan yang efisien dan fleksibel. Berikut beberapa manfaat utama memiliki petty cash:
1. Mempermudah Pengeluaran Kecil dan Mendesak
Petty cash memungkinkan bisnis untuk segera menangani pengeluaran kecil dan mendesak tanpa harus melalui proses pembayaran yang rumit atau menunggu persetujuan formal.
Hal ini sangat berguna dalam situasi yang membutuhkan respon cepat, seperti membeli bahan habis pakai atau membayar biaya tak terduga.
2. Mengurangi Ketergantungan pada Metode Pembayaran Formal
Dengan adanya petty cash, bisnis dapat mengurangi ketergantungan pada pembayaran melalui transfer bank atau cek untuk setiap pengeluaran kecil.
Ini membuat proses transaksi lebih cepat dan efisien, terutama untuk pengeluaran sehari-hari yang tidak membutuhkan formalitas.
3. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Pengelolaan petty cash yang tepat dapat meningkatkan efisiensi operasional bisnis. Karyawan atau manajer tidak perlu menghabiskan waktu untuk mencari cara pembayaran lain yang lebih formal. Jadi, tidak akan mengganggu kelancaran operasional harian.
Baca juga: Panduan Metode FIFO, LIFO, Average untuk Bisnis Kuliner
Contoh Petty Cash dalam Operasional Restoran
Berikut adalah beberapa pengeluaran umum yang menggunakan petty cash, terutama dalam operasional bisnis restoran.
1. Membeli Bahan Makanan yang Habis Mendadak
Jika stok bawang merah habis saat operasional, staf bisa menggunakan petty cash untuk membeli bahan di pasar terdekat agar dapur tetap beroperasi.
2. Membayar Ongkos Kirim dari Supplier Lokal
Supplier lokal sering meminta pembayaran tunai untuk ongkos kirim. Petty cash digunakan untuk memastikan bahan baku tiba tanpa penundaan.
3. Mengganti Peralatan Kecil yang Rusak
Saat gelas atau piring pecah, petty cash bisa dipakai untuk membeli pengganti di toko terdekat. Hal ini memastikan stok peralatan makan tetap cukup, terutama saat jam sibuk.
4. Memberikan Uang Tips untuk Jasa Kurir atau Teknisi
Teknisi yang memperbaiki mesin kopi atau kurir yang mengantar bahan mendesak sering kali diberikan tips sebagai bentuk apresiasi, yang dibayarkan dari petty cash.
5. Membayar Biaya Parkir Kendaraan Operasional
Biaya parkir untuk kendaraan operasional, seperti mobil pengantar, dapat dibayar dengan petty cash agar tidak mengganggu operasional.
Metode Pencatatan Petty Cash
Pencatatan petty cash yang rapi adalah kunci untuk memastikan uang tunai digunakan secara efisien dan mencegah kebocoran keuangan.
Berikut adalah metode pencatatan petty cash yang umum diterapkan, lengkap dengan penjelasan dan contohnya:
1. Metode Tetap (Imprest System)
Metode ini menetapkan jumlah tetap untuk petty cash, misalnya Rp1 juta. Setiap kali ada pengeluaran, sisa saldo akan dicatat, dan pada akhir periode (misalnya setiap minggu atau bulan), petty cash diisi ulang hingga jumlah awalnya kembali.
Contoh:
- Saldo awal: Rp1 juta
- Pengeluaran:
- Rp200 ribu untuk beli cabai
- Rp150 ribu untuk tips teknisi
- Sisa saldo: Rp650 ribu
- Pada akhir periode, petty cash diisi ulang sebesar Rp350 ribu agar kembali menjadi Rp1 juta.
2. Metode Fluktuatif
Pada metode ini, pengisian petty cash dilakukan berdasarkan kebutuhan tanpa jumlah tetap. Meskipun lebih fleksibel, metode ini memerlukan pencatatan rinci untuk menghindari penyalahgunaan.
Contoh:
- Saldo awal: Rp500 ribu
- Pengeluaran:
- Rp100 ribu untuk beli tisu dapur
- Rp50 ribu untuk bayar parkir
- Saldo tersisa Rp350 ribu. Jika kebutuhan mendesak, uang akan diisi kembali sebesar jumlah yang diperlukan, misalnya Rp700 ribu, sehingga total saldo menjadi Rp1,05 juta.
3. Buku Kas Kecil
Buku kas kecil adalah alat pencatatan manual atau digital untuk merekam semua transaksi petty cash, termasuk tanggal, keperluan, jumlah, dan siapa yang bertanggung jawab.
Contoh Format Buku Kas Kecil:
| Tanggal | Keperluan | Jumlah | Sisa Saldo | Penanggung Jawab |
|---|---|---|---|---|
| 01/12/2024 | Beli bahan makanan | Rp200.000 | Rp800.000 | Chef Andi |
| 02/12/2024 | Tips kurir | Rp50.000 | Rp750.000 | Kasir Maya |
4. Bukti Transaksi
Setiap pengeluaran harus dilengkapi dengan bukti transaksi seperti kuitansi, faktur, atau nota. Simpan semua bukti ini dalam folder khusus untuk mempermudah audit atau pemeriksaan berkala.
Contoh: Jika membeli bahan di pasar, mintalah nota dari penjual sebagai bukti pengeluaran.
5. Rekonsiliasi Rutin
Rekonsiliasi dilakukan dengan mencocokkan catatan pengeluaran dengan jumlah uang yang tersisa dalam petty cash box.
Contoh:
- Saldo awal: Rp1 juta
- Pengeluaran menurut catatan: Rp600 ribu
- Saldo tersisa di petty cash box: Rp400 ribu
Jika saldo tidak sesuai, segera periksa catatan dan bukti transaksi untuk menemukan penyebab selisih.
Tips Kelola Petty Cash Agar Tidak Bocor
Meski hanya berupa uang tunai kecil, pengelolaan yang buruk bisa berdampak besar pada keuanganmu. Banyak bisnis kehilangan kontrol karena tidak memiliki sistem yang jelas untuk mengatur pengeluaran ini.
Untuk itu, Anda bisa menerapkan tips berikut agar dapat mengelola petty cash dengan baik dan rapi.
- Tentukan Penanggung Jawab
Pastikan hanya staf tertentu, seperti manajer atau kepala kasir, yang mengelola petty cash. - Gunakan Petty Cash Box yang Aman
Simpan petty cash di kotak yang dilengkapi kunci dan letakkan di tempat aman dengan akses terbatas. - Buat Kebijakan Penggunaan yang Jelas
Tetapkan batas maksimal pengeluaran per transaksi dan jenis keperluan yang boleh menggunakan petty cash. - Audit Secara Berkala
Lakukan pemeriksaan rutin untuk mencocokkan saldo dan bukti transaksi. - Pisahkan Uang untuk Keperluan Lain
Jangan mencampurkan petty cash dengan dana operasional lain untuk memudahkan pengawasan. - Gunakan Teknologi Pencatatan
Manfaatkan aplikasi pencatatan keuangan untuk memantau pengeluaran secara real-time. - Simpan Semua Bukti Transaksi
Semua pengeluaran harus didukung dengan bukti transaksi sebagai dokumentasi. - Berikan Pelatihan kepada Staf
Ajari staf pentingnya mengelola petty cash dengan benar agar mereka memahami kebijakan yang berlaku. - Cegah Akses Tidak Sah
Batasi akses hanya kepada staf yang bertanggung jawab untuk menghindari penyalahgunaan. - Evaluasi Sistem Secara Berkala
Tinjau kebijakan dan metode pencatatan untuk menemukan celah atau potensi perbaikan
Nah, setelah memahami apa itu petty cash dan cara mengaturnya dengaan efektif, Anda bisa mengurangi risiko penyalahgunaan dana dalam bisnis.
